Понятие служебной командировки

Просто о сложном на тему: Понятие служебной командировки с объяснением простыми словами. Если что-то не понятно, то вы всегда можете задать вопрос нашему дежурному юристу.

  1. Понятие служебной командировки

  2. Документальное оформление служебной командировки

  3. Командировочные расходы (проезд, проживание, суточные)

3.18.1 Понятие служебной командировки.

1. Категории работников и лиц, которые не могут быть направлены в служебные командировки

2. Продолжительность служебной командировки. Максимальный срок командировки

3. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

4. Изменение срока командировки

4.1. Отзыв работника из командировки

4.2. Продление срока командировки

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В настоящее время действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о служебных командировках). Согласно п. 3 Положения о служебных командировках местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Сохраняет силу также Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция), которая действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и Положению о служебных командировках. В п. 1 Инструкции указывается, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Поскольку ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о служебных командировках нет указания на то, что служебной командировкой признается поездка по поручению работодателя именно в другую местность, можно сделать следующий вывод: служебная командировка может быть совершена как в другую местность, так и в другое место в пределах того же административно-территориального пункта. Таким образом, командировкой можно признать и направление работника в организацию, которая находится на другой улице.

Однако поездка будет признаваться служебной командировкой только в том случае, если такие поездки работника не являются его постоянной работой, которая осуществляется в пути, и если работа не имеет разъездной характер (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Иными словами, служебной командировкой является та поездка, которая отвечает следующим условиям:

— данная поездка осуществляется работником по поручению работодателя;

— поручение выполняется вне места постоянной работы работника;

— поездка ограничивается определенным сроком;

— работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.

1. Категории работников и лиц, которые не могут быть направлены в служебные командировки

В соответствии с п. 2 Положения о служебных командировках в служебные командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Это означает, что нельзя направить в командировку гражданина, оказывающего услуги по гражданско-правовому договору с организацией. Также недопустимо направлять в командировку лицо, которое не состоит с организацией ни в каких отношениях (например, деловой партнер или же работник другой организации). В случае оформления поездки лица, не состоящего в трудовых отношениях с работодателем, как командировки соответствующие расходы не будут признаны налоговыми органами в качестве расходов на командировки согласно ст. 264 НК РФ.

Трудовой кодекс РФ установил следующие ограничения для направления в служебные командировки отдельных категорий работников:

— работники в период действия ученического договора не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);

— беременных женщин запрещено направлять в любые служебные командировки (ст. 259 ТК РФ);

— женщин, имеющих детей до трех лет, матерей и отцов, воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги), а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних, работников, имеющих детей-инвалидов, а также осуществляющих уход за больным членом семьи, разрешено направлять в командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями (ст. ст. 259 и 264 ТК РФ).

Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ). Установленной формы такого ознакомления не предусмотрено.

Чаще всего в приказ о направлении в командировку (унифицированные формы N Т-9 и N Т-9а) для указанной категории работников добавляется строка «Ознакомлен(а) с правом отказаться от направления в командировку», где работник должен поставить свою подпись, подтверждающую факт ознакомления с данным правом. Работодатель также может в произвольной форме составить документ (например, письмо или уведомление), адресованный женщине, имеющей ребенка в возрасте до трех лет, о том, что она имеет право отказаться от служебной командировки. В данном документе работница должна поставить свою подпись, подтверждающую факт ознакомления ее с данным правом. В случае согласия на командировку также может быть предусмотрено составление работницей соответствующего заявления.

— работников в возрасте до 18 лет запрещено направлять в служебные командировки. Исключение составляют творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации (ст. 268 ТК РФ);

— инвалида, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);

— зарегистрированного кандидата (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»).

В силу ст. 166 ТК РФ работник обязан направиться в командировку по распоряжению работодателя. Необоснованный отказ от командировки является нарушением трудовой дисциплины. В таком случае работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности согласно ст. ст. 192 — 193 ТК РФ. Однако работодатель не вправе направлять в командировку работника, которому законодательно установлены ограничения для направления в служебную командировку. Таким образом, если, например, беременная женщина отказывается от поездки в командировку, работодатель не может применить к ней взыскание.

2. Продолжительность служебной командировки. Максимальный срок командировки

В соответствии с п. 4 Инструкции до принятия Положения о служебных командировках срок командировки работников определялся руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не мог превышать одного года.

Однако в п. 4 Положения о служебных командировках сказано, что срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Следовательно, на сегодняшний день предельный срок командировки не установлен. Поэтому работодатель может направить работника в служебную командировку на более длительный срок. Однако следует помнить, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировка — это лишь выполнение служебного поручения, а не постоянная работа в месте его выполнения и она должна заканчиваться с наступлением определенного события — выполнения поручения работодателя, которое было дано работнику перед его направлением в командировку. В противном случае направление работника в очень длительную командировку можно расценить как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 ТК РФ.

Читайте так же:  Как подать заявление на развод: порядок расторжения брака и бракоразводный процесс?

Согласно п. 4 Положения о служебных командировках днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие.

Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

3. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой.

Согласно п. 9 Положения о служебных командировках средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни пребывания в пути, в том числе за время вынужденной остановки, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Если работник, работающий по совместительству, направляется в командировку, то средний заработок сохраняется у того работодателя, который его направил (абз. 2 п. 9 Положения о служебных командировках). При направлении такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Согласно п. 8 Инструкции на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. Помимо этого, работник в командировке может быть привлечен к работе в выходные или нерабочие праздничные дни (п. 5 Положения о служебных командировках). В указанных случаях оплата труда работника должна производиться с учетом ст. 153 ТК РФ — не менее чем в двойном размере или по желанию работника в одинарном размере, но с обязательным предоставлением другого дня отдыха.

В соответствии с абз. 3 п. 8 Инструкции в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Возможна ситуация, что в период командировки работник заболеет. Временная нетрудоспособность должна быть удостоверена в соответствующем порядке. В соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» работник должен предъявить листок нетрудоспособности по установленной форме.

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работнику в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

В течение временной нетрудоспособности работника ему возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные на протяжении всего времени, пока он не может по состоянию здоровья выполнять возложенную на него работу или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения о служебных командировках). Дни временной нетрудоспособности работника не включаются в срок командировки (п. 16 Инструкции).

4. Изменение срока командировки

Иногда дату окончания служебной поездки нужно изменить, например в случае отзыва работника из командировки или при необходимости продлить ее срок.

4.1. Отзыв работника из командировки

На практике возникают ситуации, когда работника необходимо отозвать из командировки, например, если он направлялся по поручению, в выполнении которого отпала необходимость, или же в связи с досрочным его выполнением. Ни Трудовой кодекс РФ, ни Инструкция, ни Положение о служебных командировках не регламентируют процедуру отзыва работника из командировки. Представляется, что необходимо составить приказ об отзыве работника из командировки. Унифицированной формы для такого приказа законом не предусмотрено, поэтому работодатель может составить его произвольно.

Однако возникает вопрос, как надлежащим образом известить работника об отзыве из командировки. Поскольку порядок извещения об этом работника ничем не регламентируется, работодатель может направить ему соответствующее письмо или известить по телефону. Самого работника можно ознакомить с указанным приказом после возвращения из командировки. Следует также отметить, что вносить исправления в ранее составленные документы (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение и т.д.) не требуется. По окончании командировки неизрасходованные денежные средства работник сдает в бухгалтерию.

4.2. Продление срока командировки

Возможна ситуация, когда работодателю необходимо продлить работнику срок командировки. Согласно п. 5 Инструкции продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники. Однако Положение о служебных командировках не устанавливает ограничений на продление этого срока. Инструкция применяется в части, не противоречащей Положению, значит, срок командировки может быть продлен на необходимое для выполнения поручения количество дней.

В связи с этим возникает вопрос: нужно ли корректировать документы, связанные с командировкой? Необходимости в этом нет. Для того чтобы продлить срок командировки, достаточно в произвольной форме составить соответствующий приказ. В нем необходимо отразить причину продления командировки и указать ее новый срок.

Из-за увеличения срока командировки у работника возникнут дополнительные расходы — затраты на питание, оплата гостиницы (иного жилья), покупка (обмен) обратного билета.

Если аванс, выданный работнику до начала командировки (п. 10 Положения о служебных командировках, п. 19 Инструкции), израсходован, то работодатель должен перечислить работнику денежные средства для того, чтобы последний смог продолжить командировку. Это следует из ст. 167 ТК РФ, Положения о служебных командировках и Инструкции, которые предусматривают выплату средств до выполнения работником служебного поручения.

Норм, которые позволили бы работодателю принудить работника задействовать личные денежные средства при выполнении служебного поручения, трудовое законодательство не содержит.

При определении способов перечисления (перевода) денежных средств работнику, находящемуся в командировке, работодатель может воспользоваться ч. 2 ст. 168 ТК РФ. В данной норме указано, что порядок и размеры возмещения расходов он вправе установить в локальном нормативном акте.

Поручение работникам бухгалтерии по перечислению денежных средств командированному работнику можно отразить в приказе о продлении срока командировки. С приказом необходимо ознакомить всех лиц, участвующих в его исполнении. Самого работника можно ознакомить с ним уже по возвращении из командировки.

В случае продления срока командировки работодатель обязан повторно запросить согласие отдельных категорий работников.

В данной статье мы рассмотрим как осуществляется командировка на север. Какие существуют бухгалтерские проводки и как рассчитывается оплата сопутствующих расходов. А также проанализируем распространенные вопросы и ответим на них.

Нередко на предприятиях для производственной необходимости работодатель вынужден отправлять работника в служебную командировку. Ее предоставляют работникам, которые трудятся на основании трудового договора, на определенный срок, для выполнения своих трудовых обязанностей, вне постоянного места работы.

Не считаются служебными командировками такие случаи:

  • выполнение трудовых обязанностей по гражданско-правовому договору;
  • перемещение от головного офиса в обособленное подразделение, расположенное внутри одного населенного пункта;
  • работники, которые по своему характеру работы трудятся в пути или разъездной вид работы (стюардессы, проводники, водители, курьеры);
  • вахтовый метод работы.
Читайте так же:  Как оформить пенсионное удостоверение пенсионеру?

Длительность служебной командировки определяется работодателем самостоятельно в зависимости от объема, степени сложности и других производственных поручений. Командировка работника может быть как однодневной, так и длительной.

До 1993 года перечень районов, относящихся к Крайнему Северу и прилегающие к нему территории, много раз пересматривали. В наше время список стабилизировался и статус приравненных к Крайнему Северу входят области и районы 16 субъектов России, которые насчитывают более 100 территориальных единиц. Вот только некоторые из них:

Республики: Алтай, Бурятия, Карелия, Коми, Cаха (Якутия), Тыва. Край: Камчатский, Забайкальский, Красноярский, Пермский, Приморский, Хабаровский. Округ:  Коми-Пермяцкий, Ямало-Ненецкий автономный, Ханты-Мансийский автономный, Чукотский автономный. Область: Амурская, Архангельская, Иркутская, Магаданская, Мурманская, Cахалинская, Томская. Трудоустраиваясь в этих районах и других областях, приравненных к Крайнему Северу, вы сможете получить все надбавки и льготы, которыми пользуются работающие граждане Крайнего Севера.

Оформление работника в служебную командировку на Север начинается с письменного приказа руководителя предприятия, где обязательными пунктами являются:

  • ФИО сотрудника, направляемого в командировку;
  • должность сотрудника;
  • структурное подразделение (если есть);
  • срок командировки;
  • описание служебного задания;
  • описание вида транспорта, которым воспользуется сотрудник.

Служебную командировку нельзя путать с выполнения обязанностей выездного характера. Оформление такой работы не требует приказа руководителя и не является служебной командировкой.

В связи с отменой с 1 января 2013 года унифицированных форм документов, стало необязательным оформление командировочного удостоверения, служебного задания и журнала учета командировочных. Но остается право выбора руководителя на включение в оформление служебной командировки служебного задания и других документов, прописанных в локальных нормативных актах.

Ознакомиться с примером служебного задания: пример служебного задания (форма Т-10а).

Отдел кадров или руководитель обязан вести в организации табель учета рабочего времени (форма Т-13), где заносят на каждого рабочего и на командировочного отработанное рабочее время. Для сотрудников, находящихся в служебной командировке, в соответствии с приказом, дни командировки отмечаются буквой К или 06.

Сроком командировки считается с даты отправки транспорта, на котором сотрудник отправляется в командировку, от места трудоустройства сотрудника, а датой приезда из командировки – прибытие транспортного средства в место, где работает командировочный. Отправление транспортного средства до 24 часов, то днем  отбытия сотрудника нужно считать текущие сутки, если позднее, то следующий день.

Нередко служебную командировку, по производственным причинам, приходится продлевать. В законодательстве не предусмотрена процедура увеличения служебной командировки, поэтому руководство прописывает в учетной политике о командировках эту процедуру.  Выполняются следующие действия:

  • подтвердить письменное согласие на продолжение командировки у работника;
  • утвердить приказ об увеличении срока служебной командировки (в свободной форме);
  • перечислить сотруднику денежные средства  на дополнительные командировочные расходы;
  • уведомить работника, направив копию приказа, об увеличении срока служебной командировки.

Бухучет, проводки

Все расходы на служебную командировку, обязана взять на себя организация. Отдел бухгалтерии анализирует расходы на проезд, питание и проживание работника, занося в бухгалтерские регистры проводками. Ознакомиться с примером приказа: приказ о командировке.

Пример 1: Работника отправляют в командировку на Крайний Север, сроком на 5 дней. Перед отъездом на него оформляют соответствующие документы и выдают денежные средства в подотчет:

  • на проезд 12 000 руб.;
  • командировочные 6 000 руб.
  • суточные 5 000 руб. (лимит суточных составляет 700 руб. в сутки)

В данной таблице указаны расходы на служебную командировку.

Наименование операции Дебет Кредит сумма Документ
Выдача на проезд 71 50 12 000 Проездной билет
Выдача командировочных 71 50 6 000 Расходный кассовый ордер
Выдача суточных 71 50 5 000 Расходный кассовый ордер
Списание расходов на проживание, без НДС 20,26 71 5084 Авансовый отчет, счет-фактура
Списание расходов на проезд 20, 26 71 12 000 Авансовый отчет, билет
Отражены суточные 20,26 71 5 000 Авансовый отчет
Выделен  НДС с суммы проживания 19 71 916 Авансовый отчет, счет-фактура
Принят к зачету НДС с проживания 68 субсчет «Расчеты по НДС» 19 916 Справка бухгалтера
Начислен НДФЛ (18%) на сумму превышающую лимит суточных 70 68 195 Бухгалтерский регистр
Начислены страховые взносы ПФ 70 69 330 Бухгалтерский регистр
Начислены взносы на медицинское страхование 70 69 76,5 Бухгалтерский регистр

Оплачиваем командировку сотруднику  (расчет командировочных, суточных, надбавки)

Командировочные расходы – немаловажный фактор при оформлении командировки. За время пребывания работника в служебной командировке, оклад и рабочее место за ним сохраняются. Итак, переходим к расчету среднего заработка командировочных расходов:

  1. определяем среднюю заработную плату за год (заработная плата, надбавки, премии, вознаграждения, гонорары).
  2. в расчет не берем: выплаты социального характера: больничный лист, отпуск по беременности и родам, материальная помощь, питание, проезд и т.д.).
  3. умножаем среднюю заработную плату на количество командировочных дней.

Сумма среднего заработка может оказаться ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ), тогда для расчета, суммы среднего заработка, мы берем МРОТ.[1]

Приведем пример: Борисов трудится на предприятии инженером электростанции. Его оклад составляет 25 000 руб., в год 300 000 руб., премия выплачивалась в размере 10 000 руб. Его направляют в командировку на 4 дня. Рассчитаем командировочные:

  • Суммируем доход за год 300 000+10 000=310 000 руб.;
  • Выводим среднюю заработную плату: 310 000:236 (отработанных дней по табелю рабочего времени)=1313,56 руб. в день.
  • Командировка 4 дня: 1313,56 х 4=5254,24 руб. составляют командировочные расходы.

Кроме командировочных расходов сотруднику обязаны выплатить суточные. Они регламентированы законом и составляют:

  • 700 руб. – командировка по России;
  • 2 500 руб. – командировка за границу.
Если суточные выплачены сверх этих сумм, то на эти суммы начисляется подоходный налог и страховые взносы. Отчеты по суточным не требуются. 

Существуют ли  прибавка к заработной плате и пенсии командированным  в районы Крайнего Севера

Прибавка к пенсии и заработной плате работникам, находящимся в служебной командировке  на Крайнем Севере или приравненных к нему местности, не предусмотрены. Помимо этого, льготы гражданам, которые работают на Крайнем Севере в служебной командировке не распространяются и отработанное время на Севере в стаж для начисления надбавок к зарплате не засчитывается. Работникам, постоянно проживающим и работающим в районе Крайнего Севера и прилегающим к нему территории, льготы и надбавки к заработной плате сохраняются.

Командировка на север: как осуществляется оплата проезда и проживания

При документальном подтверждении затрат на проезд до места командировки и обратно, затраты на проезд компенсируются в полном размере. Поездка на поезде – компенсируется затраты на постельное белье и проезд, подтверждение – железнодорожный билет. На самолете – билет и посадочный талон. Если сотрудник отправляется в командировку на автомобиле – служебная записка и путевые листы. Использования такси возможно только, если сотрудник добирался от аэропорта или вокзала до места проживания или обратно. Такие расходы тоже компенсируются.

Сотрудник во время служебной командировки обычно проживает в гостинице. Для подтверждения расходов, нужно предоставить документы: кассовый чек или бланк строгой отчетности. При аренде квартиры необходим договор аренды и документы о праве собственности на квартиру.

Дополнительные расходы, учет и особенности во время командировки

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

К дополнительным расходам в командировке относятся:

  •  переговоры по телефону;
  •  представительские расходы;
  •  визовое оформление;
  •  бронь гостиничного номера и другое.

Дополнительные расходы будут приняты в том случае, если сотрудник использовал при производственной необходимости и подтверждение их документами. По окончании командировки, сотрудник обязан в течении 3-х рабочих дней сдать и подписать авансовый отчет за расходы, произведенные в служебной командировке.

[2]

Последовательность действий при заболевании сотрудника в командировке (выплаты, как продлить, оформление)

Во время командировки могут произойти непредвиденные моменты, такие как болезнь сотрудника. Задание не выполнено. В этом случае работник сообщает работодателю о своем заболевание и руководитель издает приказ, в свободной форме, о продлении командировки на определенное количество дней, прописав причину увеличения командировки и предполагаемый срок окончания. Копию приказа направляют работнику, находящегося в командировке, любым способом.

Читайте так же:  Увольнение в отпуске без отработки

При увеличении срока командировки (по болезни), в приказе руководитель может прописать дополнительные расходы на проживание, питание и т.д. За дни болезни сотруднику полагаются суточные. Все дополнительные денежные средства перечисляют сотруднику, который находится в командировке, через банк или почтой.

Заболевшему сотруднику необходимо обратится в медучреждение, где ему откроют больничный лист, по которому он получить, по месту работы, пособие по нетрудоспособности. Пособие рассчитают в общем порядке.

Табель учета рабочего времени, на заболевшего сотрудника в командировке, заполняется двумя буквами К и Б или цифрами 06 и 19. За все время нахождения сотрудника в командировке средняя заработная плата не меняется. За дни нетрудоспособности средний заработок не выплачивается, так как он получит пособие.

Кому запрещены служебные командировки

По Трудовому Законодательству некоторым категориям граждан запрещены служебные командировки:

  • работникам, выполняющие трудовые обязанности, заключенные по ученическому договору, если командировка не связана с обучением;
  • беременным работницам;
  • служащим до 18-ти лет (исключение: спортсмены, творческие сотрудники).

Существует ряд работников, которых работодатель не имеет право отправить в служебную командировку без письменного подтверждения о согласии  работника. К ним относятся:

  • женщины, с детьми до 3-х лет;
  • работник или работница, которые воспитывают без жены (мужа) детей до 5-ти летнего возраста;
  • сотрудники, воспитывающие детей-инвалидов;
  • работники, у которых есть больные члены семью, требующие ухода, исходя из медицинских рекомендаций.
Отказ от командировки должен быть зафиксирован в письменной форме и ознакомлен всеми перечисленными выше категориями работников.

Дисциплинарным проступком отказ, этих категорий граждан, от командировки не считается.

Вопросы-ответы

Вопрос №1: меня отправляют в командировку на Крайний Север. Полагаются ли мне дополнительные надбавки и льготы?

Ответ: в связи с тем, что у вас работа на Крайнем Севере является выездной, то льготы и надбавки для такого вида деятельности не предусмотрены.

Вопрос №2: при направлении меня в командировку, мне выдали командировочные и суточные. Как быть, если у меня оказались дополнительные расходы?

Ответ: все дополнительными расходами считаются, расходы связанные непосредственно с трудовой деятельностью в командировке. Их нужно подтвердить документально (чеки, квитанции и т.д.). После возвращения из командировки предоставьте их в бухгалтерию. Их вам компенсируют.

Вопрос №3: входят ли дни командировки в трудовой стаж?

Ответ: да, входит.

Вопрос №4: после возвращения из командировки мне нужно самому составить авансовый отчет или все документы сдать в бухгалтерию?

Ответ: все документы для проверки сдаются в бухгалтерию вашей организации, после проверки авансовый отчет формирует специалист и выдает вам для подписи.[3]

Вопрос №5: могут ли маму, имеющую 2-х летнюю дочку отправить в командировку на одну неделю?

Ответ: могут, но только с письменного согласия сотрудницы. При этом нужно оформить письменный отказ на имя директора.

В данной статье мы рассмотрим как осуществляется командировка на север. Какие существуют бухгалтерские проводки и как рассчитывается оплата сопутствующих расходов. А также проанализируем распространенные вопросы и ответим на них.

Нередко на предприятиях для производственной необходимости работодатель вынужден отправлять работника в служебную командировку. Ее предоставляют работникам, которые трудятся на основании трудового договора, на определенный срок, для выполнения своих трудовых обязанностей, вне постоянного места работы.

Не считаются служебными командировками такие случаи:

  • выполнение трудовых обязанностей по гражданско-правовому договору;
  • перемещение от головного офиса в обособленное подразделение, расположенное внутри одного населенного пункта;
  • работники, которые по своему характеру работы трудятся в пути или разъездной вид работы (стюардессы, проводники, водители, курьеры);
  • вахтовый метод работы.

Длительность служебной командировки определяется работодателем самостоятельно в зависимости от объема, степени сложности и других производственных поручений. Командировка работника может быть как однодневной, так и длительной.

До 1993 года перечень районов, относящихся к Крайнему Северу и прилегающие к нему территории, много раз пересматривали. В наше время список стабилизировался и статус приравненных к Крайнему Северу входят области и районы 16 субъектов России, которые насчитывают более 100 территориальных единиц. Вот только некоторые из них:

Республики: Алтай, Бурятия, Карелия, Коми, Cаха (Якутия), Тыва. Край: Камчатский, Забайкальский, Красноярский, Пермский, Приморский, Хабаровский. Округ:  Коми-Пермяцкий, Ямало-Ненецкий автономный, Ханты-Мансийский автономный, Чукотский автономный. Область: Амурская, Архангельская, Иркутская, Магаданская, Мурманская, Cахалинская, Томская. Трудоустраиваясь в этих районах и других областях, приравненных к Крайнему Северу, вы сможете получить все надбавки и льготы, которыми пользуются работающие граждане Крайнего Севера.

Оформление работника в служебную командировку на Север начинается с письменного приказа руководителя предприятия, где обязательными пунктами являются:

  • ФИО сотрудника, направляемого в командировку;
  • должность сотрудника;
  • структурное подразделение (если есть);
  • срок командировки;
  • описание служебного задания;
  • описание вида транспорта, которым воспользуется сотрудник.

Служебную командировку нельзя путать с выполнения обязанностей выездного характера. Оформление такой работы не требует приказа руководителя и не является служебной командировкой.

В связи с отменой с 1 января 2013 года унифицированных форм документов, стало необязательным оформление командировочного удостоверения, служебного задания и журнала учета командировочных. Но остается право выбора руководителя на включение в оформление служебной командировки служебного задания и других документов, прописанных в локальных нормативных актах.

Ознакомиться с примером служебного задания: пример служебного задания (форма Т-10а).

Отдел кадров или руководитель обязан вести в организации табель учета рабочего времени (форма Т-13), где заносят на каждого рабочего и на командировочного отработанное рабочее время. Для сотрудников, находящихся в служебной командировке, в соответствии с приказом, дни командировки отмечаются буквой К или 06.

Сроком командировки считается с даты отправки транспорта, на котором сотрудник отправляется в командировку, от места трудоустройства сотрудника, а датой приезда из командировки – прибытие транспортного средства в место, где работает командировочный. Отправление транспортного средства до 24 часов, то днем  отбытия сотрудника нужно считать текущие сутки, если позднее, то следующий день.

Нередко служебную командировку, по производственным причинам, приходится продлевать. В законодательстве не предусмотрена процедура увеличения служебной командировки, поэтому руководство прописывает в учетной политике о командировках эту процедуру.  Выполняются следующие действия:

  • подтвердить письменное согласие на продолжение командировки у работника;
  • утвердить приказ об увеличении срока служебной командировки (в свободной форме);
  • перечислить сотруднику денежные средства  на дополнительные командировочные расходы;
  • уведомить работника, направив копию приказа, об увеличении срока служебной командировки.

Бухучет, проводки

Все расходы на служебную командировку, обязана взять на себя организация. Отдел бухгалтерии анализирует расходы на проезд, питание и проживание работника, занося в бухгалтерские регистры проводками. Ознакомиться с примером приказа: приказ о командировке.

Пример 1: Работника отправляют в командировку на Крайний Север, сроком на 5 дней. Перед отъездом на него оформляют соответствующие документы и выдают денежные средства в подотчет:

  • на проезд 12 000 руб.;
  • командировочные 6 000 руб.
  • суточные 5 000 руб. (лимит суточных составляет 700 руб. в сутки)

В данной таблице указаны расходы на служебную командировку.

Наименование операции Дебет Кредит сумма Документ
Выдача на проезд 71 50 12 000 Проездной билет
Выдача командировочных 71 50 6 000 Расходный кассовый ордер
Выдача суточных 71 50 5 000 Расходный кассовый ордер
Списание расходов на проживание, без НДС 20,26 71 5084 Авансовый отчет, счет-фактура
Списание расходов на проезд 20, 26 71 12 000 Авансовый отчет, билет
Отражены суточные 20,26 71 5 000 Авансовый отчет
Выделен  НДС с суммы проживания 19 71 916 Авансовый отчет, счет-фактура
Принят к зачету НДС с проживания 68 субсчет «Расчеты по НДС» 19 916 Справка бухгалтера
Начислен НДФЛ (18%) на сумму превышающую лимит суточных 70 68 195 Бухгалтерский регистр
Начислены страховые взносы ПФ 70 69 330 Бухгалтерский регистр
Начислены взносы на медицинское страхование 70 69 76,5 Бухгалтерский регистр
Читайте так же:  Дополнительная компенсация при увольнении по сокращению

Оплачиваем командировку сотруднику  (расчет командировочных, суточных, надбавки)

Командировочные расходы – немаловажный фактор при оформлении командировки. За время пребывания работника в служебной командировке, оклад и рабочее место за ним сохраняются. Итак, переходим к расчету среднего заработка командировочных расходов:

  1. определяем среднюю заработную плату за год (заработная плата, надбавки, премии, вознаграждения, гонорары).
  2. в расчет не берем: выплаты социального характера: больничный лист, отпуск по беременности и родам, материальная помощь, питание, проезд и т.д.).
  3. умножаем среднюю заработную плату на количество командировочных дней.

Сумма среднего заработка может оказаться ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ), тогда для расчета, суммы среднего заработка, мы берем МРОТ.[1]

Приведем пример: Борисов трудится на предприятии инженером электростанции. Его оклад составляет 25 000 руб., в год 300 000 руб., премия выплачивалась в размере 10 000 руб. Его направляют в командировку на 4 дня. Рассчитаем командировочные:

  • Суммируем доход за год 300 000+10 000=310 000 руб.;
  • Выводим среднюю заработную плату: 310 000:236 (отработанных дней по табелю рабочего времени)=1313,56 руб. в день.
  • Командировка 4 дня: 1313,56 х 4=5254,24 руб. составляют командировочные расходы.

Кроме командировочных расходов сотруднику обязаны выплатить суточные. Они регламентированы законом и составляют:

  • 700 руб. – командировка по России;
  • 2 500 руб. – командировка за границу.
Если суточные выплачены сверх этих сумм, то на эти суммы начисляется подоходный налог и страховые взносы. Отчеты по суточным не требуются. 

Существуют ли  прибавка к заработной плате и пенсии командированным  в районы Крайнего Севера

Прибавка к пенсии и заработной плате работникам, находящимся в служебной командировке  на Крайнем Севере или приравненных к нему местности, не предусмотрены. Помимо этого, льготы гражданам, которые работают на Крайнем Севере в служебной командировке не распространяются и отработанное время на Севере в стаж для начисления надбавок к зарплате не засчитывается. Работникам, постоянно проживающим и работающим в районе Крайнего Севера и прилегающим к нему территории, льготы и надбавки к заработной плате сохраняются.

Командировка на север: как осуществляется оплата проезда и проживания

При документальном подтверждении затрат на проезд до места командировки и обратно, затраты на проезд компенсируются в полном размере. Поездка на поезде – компенсируется затраты на постельное белье и проезд, подтверждение – железнодорожный билет. На самолете – билет и посадочный талон. Если сотрудник отправляется в командировку на автомобиле – служебная записка и путевые листы. Использования такси возможно только, если сотрудник добирался от аэропорта или вокзала до места проживания или обратно. Такие расходы тоже компенсируются.

Сотрудник во время служебной командировки обычно проживает в гостинице. Для подтверждения расходов, нужно предоставить документы: кассовый чек или бланк строгой отчетности. При аренде квартиры необходим договор аренды и документы о праве собственности на квартиру.

Дополнительные расходы, учет и особенности во время командировки

К дополнительным расходам в командировке относятся:

  •  переговоры по телефону;
  •  представительские расходы;
  •  визовое оформление;
  •  бронь гостиничного номера и другое.

Дополнительные расходы будут приняты в том случае, если сотрудник использовал при производственной необходимости и подтверждение их документами. По окончании командировки, сотрудник обязан в течении 3-х рабочих дней сдать и подписать авансовый отчет за расходы, произведенные в служебной командировке.

[2]

Последовательность действий при заболевании сотрудника в командировке (выплаты, как продлить, оформление)

Во время командировки могут произойти непредвиденные моменты, такие как болезнь сотрудника. Задание не выполнено. В этом случае работник сообщает работодателю о своем заболевание и руководитель издает приказ, в свободной форме, о продлении командировки на определенное количество дней, прописав причину увеличения командировки и предполагаемый срок окончания. Копию приказа направляют работнику, находящегося в командировке, любым способом.

При увеличении срока командировки (по болезни), в приказе руководитель может прописать дополнительные расходы на проживание, питание и т.д. За дни болезни сотруднику полагаются суточные. Все дополнительные денежные средства перечисляют сотруднику, который находится в командировке, через банк или почтой.

Заболевшему сотруднику необходимо обратится в медучреждение, где ему откроют больничный лист, по которому он получить, по месту работы, пособие по нетрудоспособности. Пособие рассчитают в общем порядке.

Табель учета рабочего времени, на заболевшего сотрудника в командировке, заполняется двумя буквами К и Б или цифрами 06 и 19. За все время нахождения сотрудника в командировке средняя заработная плата не меняется. За дни нетрудоспособности средний заработок не выплачивается, так как он получит пособие.

Кому запрещены служебные командировки

По Трудовому Законодательству некоторым категориям граждан запрещены служебные командировки:

  • работникам, выполняющие трудовые обязанности, заключенные по ученическому договору, если командировка не связана с обучением;
  • беременным работницам;
  • служащим до 18-ти лет (исключение: спортсмены, творческие сотрудники).

Существует ряд работников, которых работодатель не имеет право отправить в служебную командировку без письменного подтверждения о согласии  работника. К ним относятся:

  • женщины, с детьми до 3-х лет;
  • работник или работница, которые воспитывают без жены (мужа) детей до 5-ти летнего возраста;
  • сотрудники, воспитывающие детей-инвалидов;
  • работники, у которых есть больные члены семью, требующие ухода, исходя из медицинских рекомендаций.
Отказ от командировки должен быть зафиксирован в письменной форме и ознакомлен всеми перечисленными выше категориями работников.

Дисциплинарным проступком отказ, этих категорий граждан, от командировки не считается.

Вопросы-ответы

Вопрос №1: меня отправляют в командировку на Крайний Север. Полагаются ли мне дополнительные надбавки и льготы?

Ответ: в связи с тем, что у вас работа на Крайнем Севере является выездной, то льготы и надбавки для такого вида деятельности не предусмотрены.

Вопрос №2: при направлении меня в командировку, мне выдали командировочные и суточные. Как быть, если у меня оказались дополнительные расходы?

Ответ: все дополнительными расходами считаются, расходы связанные непосредственно с трудовой деятельностью в командировке. Их нужно подтвердить документально (чеки, квитанции и т.д.). После возвращения из командировки предоставьте их в бухгалтерию. Их вам компенсируют.

Вопрос №3: входят ли дни командировки в трудовой стаж?

Ответ: да, входит.

Вопрос №4: после возвращения из командировки мне нужно самому составить авансовый отчет или все документы сдать в бухгалтерию?

Ответ: все документы для проверки сдаются в бухгалтерию вашей организации, после проверки авансовый отчет формирует специалист и выдает вам для подписи.[3]

Вопрос №5: могут ли маму, имеющую 2-х летнюю дочку отправить в командировку на одну неделю?

Ответ: могут, но только с письменного согласия сотрудницы. При этом нужно оформить письменный отказ на имя директора.

Часто случается необходимость присутствия работника предприятия вне расположения места его постоянной службы. В этом случае руководство компании принимает решение откомандировать его в нужное место.

Понятие и суть

Это поездка, связанная с исполнением рабочего (служебного) задания, и обладающая следующими признаками:

  • Она должна быть вызвана служебными потребностями организации.
  • Командированный сотрудник должен иметь конкретное задание.
  • Место назначения при командировке должно быть удалено от основного места работы.
  • Командировка должна быть оформлена соответственно утвержденным образом.
  • В документах сотрудника должен быть указан срок командировки.
Читайте так же:  Что делать при недостаче при инвентаризации?

При этом командировкой не считаются:

  • В случае если постоянная работа выполняется в пути.
  • При разъездном виде работы.
  • Если сотрудник не имеет трудового договора с командировавшей его компанией.

Нормативное регулирование

Понятие служебной командировки 106

То есть при отправке сотрудника в служебную поездку, администрация компании должна соблюдать требования Трудового кодекса, а именно:
  • Ст. 166-ть, об определении командировки, как части рабочего процесса фирмы.
  • Ст. 167-мь, о правовом статусе командированного.
  • Ст. 168-ем, о финансовой стороне данного процесса.

Виды

В законодательных документах прописан различный подход к двум видам командировок:

  1. В пределах страны.
  2. Заграничные.

Кроме того, свои нюансы имеются и в различных видах рабочих поездок:

  • Временные рамки:
    • Краткосрочных – от одного до нескольких дней.
    • Длительных – до 40-а дней (строители до года).
  • Групповых или одиночных.
  • Внеплановых.
  • Совместительство:
    • При внутреннем совместительстве. В этом случае сотрудник теряет зарплату по основному месту службы.
    • При наружном совместительстве, когда сотрудник должен сам решать вопросы по несовпадению графика работы в двух организациях.

Отправка в командировку

Любая рабочая поездка связана с изменением графика работы сотрудника и с дополнительными финансовыми затратами. Поэтому отправка в командировку должна происходить в соответствии со всеми нормативными требованиями.

Субъекты

По Трудовому кодексу, в служебную поездку сотрудник может отправиться только по указанию руководителя, а вот к кандидатуре откомандированного есть дополнительные требования. Это должен быть работник, имеющий официальные, оформленные по всем правилам трудовые отношения с компанией, даже который трудится дистанционно. В командировку отправляют и директоров.

Но и из числа этих лиц не могут направляться в поездки по служебным надобностям:

  • Несовершеннолетние (до 18-ти лет).
  • Беременные.
  • Ученики или стажеры.
  • Участники предвыборной компании.
  • Заболевшие.

И только по письменному согласованию:

  • Женщины с детьми до 3-ех лет.
  • Работники опекуны несовершеннолетних или одиночки с детьми до 5-ти лет.
  • Если в семье имеется родственник, которому необходима постоянная опека.

Необходимые сведения и документы

Понятие служебной командировки 136

При оформлении командировки необходимо подготовить целый комплект документов, включающий исчерпывающие сведения по служебному заданию Он включает:
  • Приказ (форма бланка Т9) на командировку, являющимся основанием для всех последующих действий.
  • Задание на командировку (форма бланка Т10а), в котором ставится задача и указывается цель командировки.
  • Удостоверение командированного (форма бланка Т10). В данном документе записываются: название компании, имя и фамилия командированного, ее цель, место поездки и роспись руководителя.

Кроме того, в процессе, и после выполнения задания может потребоваться:

  • Служебная записка о командировке. Она нужна главным образом для подтверждения расходов на транспорт, при отсутствии проездных документов (например, служебное авто или такси).
  • Заявление на командировку. В тех случаях, когда для поездки необходимо согласие работника.
  • Авансовый отчет, в котором вернувшийся сотрудник отчитывается в потраченных средствах.
  • Отчет о выполнении задания, прилагающийся к авансовому отчету.
  • Отметка буквой «К» в табеле учета отработанного времени.
  • Отметка убытия и прибытия в журнале учета откомандированных работников, если это предусмотрено внутренним документооборотом фирмы.
  • Справка о командировке, если командированный в ней нуждается.

Оплата

На период отъезда по служебной необходимости за работником остается его зарплата в расчете среднего заработка за день. Кроме того ему компенсируют:

  • Оплату за проживание в отъезде, по представленным подтверждающим расходы документам.
  • Проезд по формуле «туда и обратно».
  • Суточные расходы. Они устанавливаются компанией, но верхний предел лимитирован законодательно, и его превышение облагается налогом.
  • С согласия руководства компании допускается компенсация иных расходов, связанных с выполнением задания.

Затраты могут производиться из трех источников:

  • Наиболее распространенный – это работодатель, оплачивающий необходимые для своей деятельности расходы.
  • Если приезд сотрудника компании необходим партнерам, то командировка оформляется за счет принимающей стороны, которая и несет все расходы.
  • Иногда необходимость в рабочей поездке возникает «вдруг», и времени для получения авансовых средств нет. В этом случае сотрудник, с его согласия, отправляется в командировку за свой счет.

При командировке за свой счет все должно быть отражено в приказе, и компенсировано по возвращении.

Процедура отправки

Понятие служебной командировки 138

Командировка оформляется так:
  • Вначале выясняется необходимость командировки и сотрудник, который может выполнить задание в полной мере.
  • Руководитель подписывает соответствующий приказ, в котором прописаны: цель, место, срок поездки и кандидатура командированного.
  • Рассчитывается необходимая для выполнения задания сумма.
  • Приказ регистрируется, отъезжающий получает задание и удостоверение.
  • Сотрудник получает командировочные и свой отъезд в журнале учета.
  • В командировке, в удостоверении, фиксируется дата приезда и отъезда.
  • По возвращении работник отчитывается в выполнении задания и предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет.

Особые случаи

В процессе отправления в командировку и при выполнении задания могут возникнуть некоторые нюансы. Вот некоторые из них:

  • Командировка во время отпуска. По производственной необходимости сотрудник может быть отозван из отпуска и отправлен в командировку только с его согласия (письменного). Это оформляется с приказом с изменением графика отпусков.
  • Продление командировки. Продлить командировку можно по служебным или личным обстоятельствам, а так же из-за невозможности выехать в срок. Основным документом для этого является служебная записка с обоснованием продления поездки. Затем руководитель издает приказ о продлении с указанием на причины этого и необходимость дополнительных расходов.
  • Перенос командировки. В этом случае, к уже имеющемуся приказу, должен быть оформлен дополнительный, о переносе сроков, с указанием причин для этого.
  • Отказ от командировки. Если командировки не присутствуют в трудовых обязанностях сотрудника, и он не имеет на то законных оснований, то отказаться можно только от длительных поездок (более месяца). В остальных случаях это может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины с соответствующим наказанием за это.
  • Командировка в выходной день. Это может быть связано с необходимостью отъезда в выходной или с непрерывным циклом работы по месту. В данном случае необходимо согласование с администрацией, которая может: либо оплатить этот день, либо дать отгул за командировку.
  • Отмена командировки. Отменить поездку можно только приказом, с указанием причины отмена. Причина должна быть зафиксирована в соответствующей служебной записке.
  • Отзыв из командировки. Отозвать из командировки можно в любой день, независимо от срока ее окончания. Для этого нужен приказ с указанием обоснованной причины отзыва, которая может быть: производственной, личной, связанной с болезнью или увольнением работника.

Командировка в 1С Бухгалтерия 8 при УСН показана в видео ниже:

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Профессиональная этика и служебный этикет. Учебник; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2014. — 560 c.
  2. Теория государства и права. — М.: Инфра-М, Норма, 2011. — 496 c.
  3. Додонов Большой юридический словарь / Додонов, В.Н. и. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 790 c.
  4. Петражицкий, Л.И. Теория права и государства в связи с теорией нравственности; СПб: Лань, 2013. — 608 c.
  5. Яковлев, Я.М. Половые преступления; Душанбе: Ирфон, 2013. — 450 c.
  6. Малько, А. В. Теория государства и права. В вопросах и ответах / А.В. Малько. — М.: ЮРИСТЪ, 1999. — 272 c.
Понятие служебной командировки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here